Sempre que me perguntam qual é a chave para a organização de uma agenda efetiva, eu respondo: nos conhecermos e conhecermos o nosso dia a dia. Esse elemento é fundamental para nos ajudar, inclusive, a lidar melhor com as interrupções tão frequentes em nossos dias.
Quem nunca desviou o foco de sua atenção ao receber a notificação de uma rede social? Ou para ouvir a necessidade ou desabafo de alguma pessoa do seu trabalho, ou mesmo atender a alguma demanda aparentemente rapidinha que surge no meio de outra tarefa que estava realizando?
Existem muitos tipos de interrupções e, nesta reflexão, eu abordarei as interrupções externas e internas, e algumas dicas para minimizar os impactos delas em sua produtividade.
Interrupções externas
Neste grupo, estão as interrupções causadas pelas pessoas que estão à nossa volta. Esse tipo de interrupção geralmente torna-se complicada para o restabelecimento de nosso foco, porque as pessoas começam a falar e nós não conseguimos interrompê-las.
As notificações de e-mails, celular, redes sociais, ou mesmo um ambiente muito barulhento, com muitas pessoas à nossa volta, também são fatores causadores de interrupções externas.
Como podemos, então, controlar ou aprender a administrar as interrupções externas?
Conhecendo e mapeando a nossa rotina, é possível identificar as interrupções que mais acontecem e atuar preventivamente. Se observarmos bem, algumas das interrupções acontecem sempre com as mesmas pessoas.
Então, o 1º passo é: mapeie quais são as interrupções que acontecem no seu dia a dia para se antecipar a elas.
2º passo: escreva o que você precisa realizar para se antecipar a elas. Desenhe um plano de ação de como você vai agir diante dessas interrupções.
3º passo: faça combinados com essas pessoas. Converse elegantemente e faça, carinhosamente, combinados para traçar o que precisa ser feito em relação a essas interrupções. Desta maneira, as pessoas que nos interrompem começam a respeitar o planejamento definido.
4º passo: não deixe a tecnologia te dominar. É você quem domina a tecnologia, que escolhe quando e como quer ser notificado e quando olhar para esta notificação.
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Interrupções internas
As interrupções internas são causadas por nós mesmos. É a nossa tagarelice mental, nosso pensamento acelerado, quando ficamos no looping de pensamentos repetidos, fazendo sempre as mesmas coisas e nos distanciando do que a gente realmente precisa concretizar.
Por mais que a gente tenha uma agenda estruturada com todas as ações que precisamos realizar, se não aprendermos a controlar esse looping de pensamento, a nossa produtividade será muito baixa. E essa interrupção, geralmente, não estamos acostumados a olhar, nem a mensurar.
Ficamos muito tempo preocupados com as pessoas e as coisas que acontecem externamente e olhamos pouco para o interno. Justamente por isso, hoje, este tem sido um tema bastante relevante no mundo corporativo.
O que podemos fazer em relação às interrupções internas?
Da mesma forma que as interrupções externas, a chave é nos conhecermos e sabermos identificar quais são as interrupções que mais vivenciamos.
Minha dica é você ter uma folha de papel para anotar quando vierem os pensamentos, ir registrando para evidenciar o fluxo dessas interrupções, e observar que há um padrão de pensamentos que sempre roubam a nossa produtividade.
Utilize o que você escreveu para identificar esse padrão e começar a criar coisas que lhe tirem disso.
Se você sabe que vai fazer uma atividade em que, normalmente, esses pensamentos surgem, crie condições para manter o foco. Geralmente, a interrupção interna acontece quando a gente precisa pensar, ser criativo ou até mesmo quando precisamos de maior foco.
Antecipe-se. Uma forma de criar uma condição favorável para o foco é utilizar música que te ajude a concentrar. O que funciona muito bem para mim é criar pausas entre uma atividade ou outra. Para algumas pessoas, essa pausa pode ser um momento de meditação, para outras, a leitura de alguma página de um livro ou fazer um lanchinho, tomar um café… Esses breves intervalos permitem foco para a próxima atividade.
Por estar com o pensamento acelerado, em looping, é muito comum as pessoas utilizarem-se das interrupções externas para aliviar o desgaste de suas próprias interrupções internas. Isso não é produtivo, e é muito comum na rotina de muitas pessoas, de maneira inconsciente.
Portanto, o convite é para que você dedique um tempinho para se conhecer melhor, e também o seu dia a dia, com o objetivo de organizar uma agenda mais efetiva, com mais leveza e fluidez.
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Sobre a autora
Aline Sirotto é sócia e educadora da Nortus. Graduada em Administração de Empresas pela PUC Campinas, possui especialização e MBA em Desenvolvimento Humano para Formação de Gestores pela FGV, Assessoria Executiva pela Uninter, Liderança e Gestão Organizacional pela Franklin Covey, e Formação em Neurociência Aplicada à Liderança (NELA e NELA PRO). Como analista do Assessment Quantum, já trabalhou individualmente auxiliando no autoconhecimento de mais de 2.000 profissionais. Possui mais de dez anos de experiência como gestora de equipes, Operações Financeiras e como consultora de DHO, sempre com foco no comportamento e desenvolvimento de pessoas.
Sobre a Nortus
A Nortus é uma instituição de desenvolvimento humano global e organizacional, fundada em 2009 e com sede em Campinas (SP), que se dedica a cocriar condições para a ampliação da consciência humana em projetos nos campos científico, social e de educação corporativa. Há mais de 13 anos vem contribuindo com o desenvolvimento humano e organizacional por meio da Tecnologia Comportamental Metassistêmica, sua metodologia genuína que já impactou mais de 50 mil pessoas no mundo corporativo. Mantemos parcerias internacionais com pesquisadores do campo da psicologia social, comportamental, organizacional, cultural e da neurociência, como os doutores Don Beck, Darrell Gooden e Steven Poelmans. Somos um Multiverso formado por quatro universos: Negócios, Científico, Estrutural e Social. Nosso desenho organizacional é o de uma OFCIAO – Organização em Fluxo Contínuo de Informações Auto-organizadoras. n n
